Impacto de la ética en la recopilación de datos de eventos
6 ago 2025
La ética en la recopilación de datos de eventos es crucial para garantizar privacidad y confianza, cumpliendo normativas como el RGPD.
¿Por qué importa la ética en los datos de eventos? Porque garantiza privacidad, transparencia y confianza. Las empresas que recopilan datos de asistentes deben cumplir con normativas como el RGPD y la LOPDGDD para evitar sanciones millonarias (hasta 20 millones de euros o el 4 % de su facturación anual). Además, aplicar principios éticos como la transparencia, el consentimiento informado y la minimización de datos no solo protege a los usuarios, sino que mejora la calidad de los datos y fortalece la relación con los participantes.
Puntos clave:
Transparencia: Explica claramente qué datos se recopilan y para qué.
Consentimiento: Debe ser informado y explícito.
Minimización de datos: Solo recolectar información necesaria.
Seguridad: Uso de cifrado y medidas para proteger la información.
Cumplimiento legal: Evitar sanciones cumpliendo normativas como el RGPD.
Además, las nuevas leyes de IA, como la que entrará en vigor en 2026 en la UE, imponen regulaciones estrictas para el uso de tecnologías en eventos, especialmente en sistemas de alto riesgo como los de datos biométricos. Las empresas deben adaptarse a este entorno normativo y tecnológico para garantizar un manejo responsable y ético de la información.
Legislación sobre recopilación de datos en España y la UE
Las normativas europeas y españolas establecen un marco claro para garantizar prácticas éticas en la recopilación de datos, especialmente en eventos. En España, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) complementa el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y añade una carta de derechos digitales [5]. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), como autoridad nacional, supervisa el cumplimiento y representa al país en el Consejo Europeo de Protección de Datos [5].
El RGPD, con carácter extraterritorial, también se aplica a empresas fuera de la UE que ofrezcan servicios a ciudadanos europeos [5]. Este reglamento establece los principios básicos que luego se desarrollan en normativas específicas.
Requisitos del RGPD para datos de eventos
Los organizadores de eventos deben cumplir con las estrictas disposiciones del RGPD al recopilar y procesar datos de los asistentes. Entre los principios clave se encuentran la obtención de un consentimiento informado, la minimización de datos y el respeto a los derechos de los participantes, como el acceso o la eliminación de sus datos [5][6].
En 2024, las multas impuestas por la AEPD superaron los 27 millones de euros [12]. Una de las sanciones más altas fue la de 10 millones de euros a Google LLC en 2022 por incumplir los artículos 6 y 17 del RGPD [12]. Además, en julio de 2025, la AEPD multó a Repsol con 1,38 millones de euros por fallos en la precisión y seguridad de los datos, y a Vodafone con 20.000 euros por enviar comunicaciones de marketing sin consentimiento ni opciones de exclusión [11].
Para evitar sanciones, es fundamental que los organizadores sean transparentes sobre los datos que recolectan y revisen las Listas Robinson antes de enviar comunicaciones comerciales [5][6]. Las multas pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global, afectando tanto a empresas europeas como internacionales [6].
Impacto de las regulaciones de IA en herramientas de datos de eventos
El avance de la tecnología ha llevado a la creación de normativas específicas para regular el uso de sistemas de IA. La Ley de IA de la UE, que entrará en vigor el 2 de agosto de 2026, clasifica los sistemas de IA en cuatro categorías de riesgo: inaceptable, alto, limitado y mínimo [9][10].
Los sistemas de IA empleados en la recopilación de datos biométricos y emocionales están catalogados como de alto riesgo, lo que afecta directamente a las herramientas utilizadas en eventos virtuales [8]. Las sanciones por incumplimientos pueden llegar hasta 35 millones de euros o el 7% de la facturación anual global [9].
Esta ley pone un fuerte énfasis en la gobernanza de datos, exigiendo protocolos rigurosos de calidad, documentación, gestión de riesgos y transparencia [7]. Como señala Mark Kettles, Senior Product Marketing Manager de Informatica:
"Un modelo de IA es tan bueno como los datos con los que se entrena, por eso la gobernanza de datos es la piedra angular para usar esta tecnología revolucionaria de manera responsable." [8]
Entre 2022 y 2023, las inversiones privadas en IA generativa aumentaron de 3.000 a 25.000 millones de dólares [8]. Según Jeremy Kahn, Editor de IA de Fortune:
"Debido a que Europa es un mercado relativamente grande, las empresas adoptarán esto como una especie de estándar de facto, como han hecho con el estándar de privacidad RGPD de Europa, donde se ha convertido en un estándar global de facto." [7]
Para adaptarse a estas regulaciones, los organizadores de eventos deben realizar un inventario completo de sus sistemas de IA, identificar aquellos de alto riesgo, desarrollar planes de cumplimiento y mejorar los procesos de documentación [7].
Mejores prácticas para la recopilación ética de datos
Aplicar prácticas éticas en la recopilación de datos no solo asegura el cumplimiento de las normativas, sino que también refuerza la confianza del público y la calidad de la información obtenida. Los organizadores deben ir más allá de lo estrictamente legal, adoptando medidas que protejan a los participantes y garanticen datos fiables. Aquí te contamos los principios clave que guían estas acciones.
Principios éticos fundamentales en la recopilación de datos
Cuatro pilares básicos sustentan la recopilación ética de datos: transparencia, consentimiento, anonimato y control del participante. Estos principios no son solo ideas abstractas, sino directrices prácticas que aseguran un manejo responsable y respetuoso de la información [3].
La transparencia implica comunicar claramente qué datos se recopilan, para qué se usarán y con quién se compartirán. Por su parte, el consentimiento informado debe ser más que una casilla marcada: los participantes necesitan entender, en términos claros, el propósito de la recolección de datos y tener opciones reales sobre su uso. Esto ayuda a evitar problemas éticos y legales [1].
El anonimato y la confidencialidad también son fundamentales. Proteger la identidad de los participantes y garantizar que los datos personales no sean identificables en los informes es crucial [4]. Además, el control del participante les da la posibilidad de gestionar sus preferencias de privacidad, modificar datos o solicitar su eliminación.
Configuración de sistemas de retroalimentación seguros y transparentes
Una vez claros los principios éticos, es esencial llevarlos a la práctica con medidas técnicas y organizativas. Para ello, los organizadores deben optar por plataformas que cumplan con el RGPD, recopilar únicamente los datos indispensables y aplicar protocolos de seguridad como cifrado y autenticación multifactor [13] [14].
La minimización de datos es clave: solo se debe pedir la información estrictamente necesaria, lo que no solo reduce riesgos de seguridad, sino que también facilita el cumplimiento de las normativas [1] [14].
En cuanto a la seguridad técnica, es imprescindible cifrar los datos tanto en tránsito como en reposo, implementar autenticación multifactor e incluir cifrado de extremo a extremo en videoconferencias y chats [14]. Las políticas de privacidad, por su parte, deben ser específicas para cada evento y redactadas de manera comprensible, explicando claramente cómo se manejarán los datos [13].
Como señala Mentxu Sendino, CMO de EventsCase:
"Las leyes de protección de datos para eventos no están ahí para complicarte la vida, están ahí para ayudarte a proteger a tus asistentes y tu marca." [13]
La formación del equipo también es esencial: quienes gestionen datos deben estar bien informados sobre las leyes de protección, y el acceso a la información debe limitarse a personal autorizado [13]. Además, es importante establecer políticas de retención de datos claras, eliminando información cuando ya no sea necesaria, y obtener consentimiento explícito para grabaciones [14].
Karen Mares de EventBuilder lo resume así:
"La seguridad no se trata solo de evitar escenarios del peor caso, sino de demostrar a tu audiencia que valoras su tiempo, confianza y datos. La seguridad, privacidad y cumplimiento son pilares de la entrega profesional y moderna de eventos." [15]
Para mantener un sistema sólido, se recomienda realizar auditorías regulares de seguridad y privacidad, monitorear continuamente las prácticas de manejo de datos y establecer un plan para responder rápidamente a incidentes de privacidad [13] [14]. Además, educar a los participantes con pautas claras y consejos prácticos sobre privacidad les permite tomar decisiones informadas, creando un ambiente de confianza mutua.
Cómo las prácticas éticas mejoran la calidad de los datos y la confianza
Los estudios confirman que aplicar principios éticos en la recopilación de datos no solo mejora la calidad de la información, sino que también refuerza la confianza de quienes participan. Las organizaciones que priorizan la ética obtienen datos más fiables y útiles para tomar decisiones acertadas.
Comparación entre prácticas éticas y no éticas de datos
La diferencia entre seguir prácticas éticas o ignorarlas se refleja claramente en los resultados obtenidos. Las organizaciones que respetan estos principios logran datos precisos y relaciones más sólidas con los participantes.
Aspecto | Prácticas Éticas | Prácticas No Éticas |
|---|---|---|
Calidad de datos | Datos fiables y útiles para análisis [3] | Datos sesgados o incompletos que inducen errores |
Confianza del participante | Mayor disposición a compartir información veraz | Desconfianza y posible falsificación de datos |
Cumplimiento legal | Cumplimiento de normativas como el RGPD | Riesgo de sanciones legales y económicas [3] |
Reputación organizacional | Ventaja competitiva y fidelidad de los clientes [2] | Daño reputacional y pérdida de credibilidad |
Participación futura | Participación sostenida o en aumento | Disminución progresiva de la colaboración |
Un ejemplo claro de los riesgos de prácticas no éticas es el sesgo algorítmico. Según datos, un nombre asociado con bebés de raza negra tenía un 80% más de probabilidades de recibir un anuncio relacionado con arrestos en comparación con nombres vinculados a bebés blancos [1]. Este tipo de sesgo perpetúa discriminaciones y genera resultados injustos, algo especialmente preocupante en eventos internacionales con participantes diversos.
Construyendo compromiso a largo plazo con la audiencia
Las prácticas éticas no solo afectan los datos, también construyen relaciones sólidas y duraderas con el público. Cuando los participantes confían en cómo se manejan sus datos, están más dispuestos a colaborar y proporcionar información de calidad.
La transparencia en la recopilación de datos juega un papel clave en esta confianza [2]. Además de mejorar la experiencia del usuario, esta transparencia permite a las organizaciones diferenciarse en un mercado competitivo [2].
Un ejecutivo senior de PromptCloud lo expresó así:
"Our commitment to ethical data collection is not just about compliance; it's about setting a standard in the industry. We believe in harnessing the power of data while respecting individual privacy and promoting transparency." [3]
Organizaciones como Europcar y Trustap ejemplifican cómo integrar la ética en sus procesos. Europcar implementó un enfoque ético desde el diseño de su chatbot, involucrando a empleados en pruebas piloto y grupos de trabajo [17]. Por su parte, Trustap creó una carta de ética para su IA, definiendo principios claros alineados con los valores de la empresa [17].
El Dr. Zhao, investigador de la Universidad de Fudan, destaca la importancia de estas prácticas:
"The integration of direct guidelines in the management of data not only reinforces the quality of research data but also consolidates public trust in the institutions that depend on them." [18]
Los datos respaldan esta visión: el 84% de los australianos desean mayor control sobre sus datos, y las violaciones de privacidad son su principal preocupación [16]. Esta demanda creciente de control y transparencia, presente tanto a nivel global como en España, convierte las prácticas éticas en un factor clave para el éxito a largo plazo de cualquier organización o evento.
Desafíos y direcciones futuras en la gestión ética de datos de eventos
A medida que la calidad y la confianza en los datos siguen siendo objetivos clave, surgen nuevos retos y tendencias en la gestión ética de los datos en eventos. Las organizaciones deben encontrar un equilibrio entre la creciente demanda de personalización y la necesidad de proteger la privacidad, adaptándose a los avances tecnológicos y a un marco normativo en constante cambio.
Equilibrando personalización y privacidad
El principal desafío radica en ofrecer experiencias personalizadas sin comprometer la privacidad de los usuarios. Para lograrlo, las organizaciones necesitan recopilar datos detallados, pero deben hacerlo respetando estrictos límites éticos y legales. Esto es crucial, ya que cualquier brecha de seguridad puede dañar gravemente la confianza del público en los eventos virtuales y sus organizadores [3].
Se estima que, para 2025, el 85% de los datos industriales a nivel mundial se procesarán en la nube [3]. Este cambio trae consigo nuevas oportunidades para la personalización, pero también incrementa los riesgos asociados a la seguridad y la privacidad. Además, el sesgo algorítmico puede generar resultados injustos o discriminatorios, especialmente en eventos con audiencias internacionales y diversas [3].
Otro reto importante es la dificultad de crear experiencias inmersivas en eventos virtuales que respeten la privacidad de los asistentes, ya que la ausencia de interacción física puede limitar la sensación de conexión [19].
Muhammad Younas, CEO de vFairs, resalta cómo la inteligencia artificial (IA) puede ayudar a superar estos desafíos:
"We are seeing AI being used to better match people with each other. Whether it's in-person or virtual, you want to make sure that attendees are able to network with each other and AI helps out in finding the most relevant audience you can interact with, the most relevant session that you can attend, or the most relevant exhibitor that you can meet." [20]
Este enfoque señala cómo las tecnologías emergentes están moldeando el futuro de la gestión ética de datos.
Nuevas tendencias en prácticas éticas de datos
En respuesta a estos desafíos, las herramientas basadas en IA están transformando las prácticas éticas en la gestión de datos. Actualmente, un 86% de las tecnologías para eventos ya incorporan capacidades de personalización impulsadas por IA [21], estableciendo un nuevo estándar en la industria [19].
Los eventos híbridos, que combinan elementos presenciales y virtuales, han pasado de ser una opción secundaria a convertirse en el formato preferido. Este cambio no solo mejora la accesibilidad, sino que también mantiene la calidad de las experiencias. Según una encuesta, el 74% de los organizadores planea seguir utilizando este modelo en el futuro [21].
Además, tecnologías como la realidad aumentada y la realidad virtual están redefiniendo lo que es posible en términos de inmersión. Estas herramientas permiten diseñar entornos que superan las limitaciones de los espacios físicos. Por otro lado, las herramientas de interacción en tiempo real, como encuestas en vivo, sesiones de preguntas y respuestas y actividades gamificadas, están logrando que la participación de los asistentes sea más dinámica y fácil de medir [19].
Áreas para investigación futura
Una dirección prometedora para la investigación es el desarrollo de sistemas de IA diseñados con la privacidad como prioridad desde el inicio. Esto requerirá marcos metodológicos específicos que garanticen el cumplimiento de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Olivier Penel, de SAS, enfatiza la importancia de este enfoque:
"To address GDPR compliance, you can't rely on common knowledge or perception of where you think personal data might be. The regulation requires organizations to prove that they know where personal data is – and where it isn't." [22]
Este enfoque subraya la necesidad de un control más riguroso y transparente en la gestión de datos personales en eventos.
Conclusión: puntos clave sobre la recopilación ética de datos de eventos
Gestionar los datos de manera ética en eventos virtuales no solo es una cuestión de cumplir con la ley, sino también de construir confianza y asegurar el éxito a largo plazo. Según estudios recientes, las organizaciones que adoptan prácticas éticas logran recopilar datos de mayor calidad y fortalecen sus relaciones con las audiencias. Este enfoque está respaldado por estrictas normativas europeas.
Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos no es simplemente una obligación legal, sino un pilar esencial para generar confianza. Las sanciones por incumplimiento pueden ser severas, alcanzando hasta 20 millones de euros o el 4 % de los ingresos globales, como lo han demostrado casos anteriores [23] [24].
Por ejemplo, en 2024, un banco fue multado con 5.000.000 de euros debido a brechas de seguridad, destacando la importancia de implementar medidas de protección desde el diseño [5]. Este tipo de incidentes subraya la necesidad de integrar la privacidad en cada fase de los sistemas de recopilación de datos. Además, estas medidas deben complementarse con una comunicación clara y transparente.
La transparencia implica informar a los usuarios de manera comprensible sobre cómo se recopilan, utilizan y gestionan sus datos, garantizando un consentimiento plenamente informado. Según las normativas europeas, la recogida de datos debe ser legal, justa y transparente [24].
Otro principio clave es la minimización de datos, que consiste en solicitar únicamente la información estrictamente necesaria para cumplir con los objetivos. Este enfoque no solo reduce riesgos de seguridad, sino que también mejora la calidad de los datos al centrarse en información relevante.
Tomar medidas preventivas, como nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO), realizar auditorías periódicas y establecer protocolos claros para notificar brechas de seguridad, refuerza el compromiso con la ética [23].
Mirando hacia el futuro, la recopilación ética de datos se dirige hacia tecnologías que integren la privacidad desde el diseño, especialmente con el auge de la inteligencia artificial aplicada a la personalización. Este enfoque no solo ayuda a evitar infracciones, sino que también establece las bases para una gestión de datos confiable. Las organizaciones que adopten estas prácticas éticas estarán mejor posicionadas, ganando la confianza de sus usuarios y mejorando la calidad de los datos que recolectan.
FAQs
¿Cómo pueden las empresas asegurarse de cumplir con las normativas de protección de datos al organizar eventos?
Cumplimiento de normativas de protección de datos en eventos
Para cumplir con las normativas de protección de datos en eventos, las empresas deben seguir las directrices del RGPD y la legislación española, como la LOPDGDD. Un paso fundamental es designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) y establecer medidas de seguridad que garanticen la protección de la información personal de los asistentes.
Otros aspectos importantes incluyen realizar auditorías periódicas para identificar posibles riesgos, capacitar al equipo encargado del evento en prácticas adecuadas de privacidad y ser claros sobre cómo se utilizarán los datos recopilados. Estas acciones no solo aseguran el cumplimiento legal, sino que también refuerzan la confianza de los asistentes al demostrar un manejo responsable y ético de su información.
¿Cómo afecta la Ley de IA de la UE a la recopilación de datos biométricos en eventos?
La Ley de IA de la UE y los datos biométricos en eventos
La normativa de la Unión Europea sobre inteligencia artificial impone restricciones estrictas al uso de datos biométricos, como el reconocimiento facial, en eventos. Este tipo de tecnología solo puede emplearse bajo condiciones muy específicas: debe estar respaldada por una justificación sólida, garantizar la transparencia y respetar los derechos fundamentales de las personas.
Además, la ley regula particularmente el uso en tiempo real de estos datos, permitiéndolo únicamente cuando no suponga un riesgo considerable y se actúe dentro de un marco legal bien definido. Esto implica que cualquier intento de recopilar datos biométricos en eventos debe ser cuidadosamente diseñado para cumplir con criterios éticos, legales y proteger la privacidad de los asistentes.
¿Cómo se puede proteger la privacidad de los asistentes en eventos virtuales al usar tecnologías avanzadas?
Protección de la privacidad en eventos virtuales en España
Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y las normativas locales es esencial para resguardar la privacidad de los asistentes en eventos virtuales. Esto implica ser claro y directo sobre cómo se recopilan y utilizan los datos, además de obtener el consentimiento explícito de los participantes antes de cualquier tratamiento.
También es crucial adoptar medidas de seguridad como el cifrado de datos, controles de acceso estrictos y técnicas de anonimización para evitar accesos no autorizados y proteger la información sensible. Ofrecer a los asistentes herramientas para gestionar sus preferencias y respetar sus derechos no solo refuerza la seguridad, sino que también promueve una experiencia virtual más confiable y respetuosa.
