Checklist Para Crear Newsletters Científicas
4 jun 2025
Guía completa para crear newsletters científicas efectivas, desde la definición de objetivos hasta la optimización del contenido y el cumplimiento legal.
¿Quieres crear newsletters científicas efectivas? Aquí tienes lo esencial para empezar:
Define objetivos claros: ¿Buscas aumentar la asistencia a eventos, compartir investigaciones o fortalecer la comunidad científica?
Conoce a tu audiencia: Segmenta según intereses, nivel académico o especialización.
Planifica el contenido: Incluye resúmenes de investigaciones, entrevistas y noticias relevantes. Usa datos visuales para simplificar conceptos complejos.
Diseño atractivo y legible: Usa colores contrastantes, fuentes sans-serif y plantillas responsive para móviles.
Cumple con normativas legales: Asegúrate de cumplir con el RGPD y utiliza sistemas de doble opt-in.
Optimiza la entrega: Configura protocolos técnicos (SPF, DKIM, DMARC) y programa envíos en horarios clave, como martes o jueves por la mañana.
Mide el impacto: Revisa tasas de apertura, clics y conversiones para ajustar tu estrategia.
Con estos pasos, tendrás una herramienta poderosa para comunicar ciencia de manera efectiva y profesional.
Paso 1: Establece Objetivos Claros y Conoce a Tu Audiencia
Definir objetivos claros y comprender a tu audiencia son los primeros pasos para construir una newsletter científica efectiva. En Castor, te ayudamos a sentar las bases para que tu estrategia sea un éxito.
"Your email newsletter needs a road map to get you where you want to go. Your email newsletter strategy is your road map–it's where you take all of the scattered components of a successful newsletter and gather them into one unified place." - Brandon Storey, beehiiv Blog
Tus objetivos deben alinearse con las metas de tu institución. Por ejemplo, si tu sociedad científica busca aumentar la asistencia a congresos, tu newsletter debería incluir contenido atractivo sobre estos eventos, como resúmenes de ponencias, enlaces para registrarse o testimonios de asistentes. Reflexiona sobre el propósito principal: ¿quieres establecer autoridad en el sector, generar ingresos o fomentar la participación de colaboradores y estudiantes? Cada objetivo requiere una estrategia de contenido y diseño específica. Hazte preguntas clave como: ¿Qué estoy ofreciendo y a quién? ¿Qué quiero que haga el lector después de leer mi newsletter? ¿Cómo puedo facilitarle esa acción?
Crea KPIs Medibles
Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) son esenciales para medir el impacto de tu newsletter y ajustar tu estrategia si es necesario. Fija metas cuantificables y establece un plazo para evaluar resultados.
Algunas métricas importantes incluyen:
Tasa de apertura: Mide cuántos destinatarios abren tu correo.
Tasa de clics (CTR): Porcentaje de usuarios que hacen clic en enlaces hacia recursos adicionales, como estudios o eventos.
Tasa de conversión: Indica cuántos lectores completan una acción deseada, como registrarse en un evento o descargar un artículo.
Tasa de cancelación de suscripción: Un aumento en este indicador puede señalar que el contenido no está cumpliendo las expectativas de la audiencia.
Seguimiento con códigos UTM: Usa códigos UTM únicos en los enlaces para identificar qué secciones generan más tráfico hacia tu sitio web.
Divide Tu Audiencia en Grupos
La segmentación es clave para personalizar tu mensaje y mejorar la relevancia del contenido. Dividir a los destinatarios en grupos más pequeños según intereses, nivel académico o comportamiento puede marcar una gran diferencia.
Las campañas segmentadas ofrecen resultados superiores: tasas de apertura un 14,32% más altas, tasas de clics un 54,79% mayores y tasas de cancelación de suscripción un 9,4% más bajas en comparación con campañas no segmentadas.
"Segmentation is key. The more you know your subscribers/customers, the more you'll be able to segment your database and your sendings." - Victor Montaucet, CEO, Ben&Vic
En el ámbito científico, la segmentación puede basarse en factores como:
Nivel académico: Diferencia entre investigadores senior, estudiantes de posgrado y profesionales de la industria.
Área de especialización: Un neurocirujano y un cardiólogo tienen necesidades de información muy distintas.
Comportamiento de engagement: Por ejemplo, usuarios que han abierto los últimos correos o que han hecho clic en enlaces específicos.
Un ejemplo práctico: la marca Andie Swim utilizó un cuestionario para segmentar su lista de correos según las preferencias de estilo y ajuste de sus clientes. Esta estrategia generó más de 70.000 € en ingresos adicionales en solo ocho meses.
También puedes implementar una estrategia de engagement por niveles: enviar el 70% de las campañas a los usuarios más activos, el 20% a un grupo intermedio y el 10% al total de la lista. Esto ayuda a mantener una buena tasa de entrega mientras expandes gradualmente tu alcance. Si combinas diferentes criterios, puedes crear segmentos aún más específicos, como "investigadores junior en biotecnología que han abierto los últimos tres correos".
Con una segmentación bien definida, podrás ajustar tanto el contenido como el diseño para que cada grupo reciba exactamente lo que necesita.
Paso 2: Planifica Tu Contenido y Diseño
Una vez que tengas claros tus objetivos y conozcas bien a tu audiencia, es hora de planificar el contenido y el diseño de tu newsletter para convertirla en un recurso imprescindible. Esta etapa complementa los objetivos y la segmentación definidos en el Paso 1, asegurando que cada detalle esté alineado con los KPIs establecidos. Con más del 81% de especialistas B2B optando por este formato, es clave ofrecer contenido variado y valioso desde el principio.
Elige los Tipos de Contenido Adecuados
Con una estructura clara, el siguiente paso es seleccionar contenido que informe y, al mismo tiempo, sorprenda. Una newsletter efectiva combina contenido original y curado. Algunas ideas incluyen:
Resúmenes de investigaciones recientes.
Análisis de tendencias relevantes.
Entrevistas con expertos destacados.
Noticias clave del sector, como cambios regulatorios, oportunidades de financiación o eventos próximos.
Además, incluir contenido generado por los usuarios, como testimonios o casos de éxito, puede fomentar la participación y un sentido de comunidad entre tus lectores.
Un buen ejemplo es la newsletter semanal "Inside Intercom" de Intercom, que combina historias interesantes con enlaces a artículos más extensos y resúmenes destacados. Por otro lado, CB Insights adopta un enfoque más humorístico y peculiar, abordando una amplia gama de temas para captar la atención de su audiencia.
Añade Elementos Técnicos de Forma Adecuada
Una vez definido el contenido, es crucial integrar los elementos técnicos de manera correcta para reforzar la credibilidad y profesionalismo de tu newsletter. Aquí algunos aspectos clave a considerar:
Coherencia en citaciones: Usa un estilo uniforme (MLA, APA, Chicago/Turabian o IEEE) y acredita siempre las fuentes originales de gráficos, imágenes y datos.
Numeración de figuras: Asegúrate de que las imágenes estén correctamente identificadas con números consecutivos y pies de imagen claros.
Calidad visual: Revisa el tamaño, la resolución y el contraste de los elementos visuales. Añade etiquetas, leyendas o indicadores de escala cuando sea necesario para evitar malentendidos.
"Readers are generally drawn to visual assets since they can convey a lot of information in a short amount of time." - Fabricio Pamplona, Fundador, Mind the Graph
Un buen ejemplo de estas prácticas es la revista Science, que sugiere incluir el número de identificación de las figuras (como "Fig. 1") en la misma página donde aparecen, utilizando claves de símbolos simples para facilitar la comprensión. Además, se recomienda referirse a las figuras por su número en el texto para mejorar la claridad.
"By citing your sources, you are showing your reader how you came to your conclusions and acknowledging the other people's work that brought you to your conclusions." - SUNY Albany
La correcta integración de estos elementos técnicos no solo fortalece la credibilidad de tu newsletter, sino que también ayuda a tu audiencia a entender conceptos complejos de forma más sencilla, especialmente en contextos científicos.
Paso 3: Diseña para la Comunicación Científica
Después de planificar el contenido y el diseño en el Paso 2, es hora de enfocarse en cómo traducir esa estrategia en un diseño que proyecte profesionalidad. El diseño de tu newsletter científica debe inspirar confianza desde el primer vistazo, reforzando la seriedad científica que se planteó al inicio. Cada detalle visual importa para captar y mantener la atención de un público especializado.
Haz que tu Newsletter Sea Fácil de Leer
La legibilidad es clave en la comunicación científica. Para lograrlo, utiliza colores institucionales con alto contraste, como fondo blanco combinado con textos en negro, azul marino o rojo oscuro. Evita tonos que dificulten la lectura, como amarillo o azul brillante. Opta por fuentes sans-serif de al menos 14 puntos, con un interlineado de 1,5, alineación a la izquierda y un espacio de 10-20 puntos entre bloques de texto e imágenes. Limita el uso de tipografías a dos o tres para mantener una apariencia coherente.
Dado que más del 50% de las aperturas de correos electrónicos se realizan en dispositivos móviles, es fundamental que tu diseño sea responsive. Las plantillas adaptables no solo mejoran la experiencia móvil, sino que también pueden aumentar los clics únicos en estos dispositivos hasta en un 15%.
"When it comes to consistently high-performing content marketing assets, newsletters are up there with the best of them." - Penny Warnock, Content marketer, Contentoo
Con estas pautas de legibilidad en mente, el siguiente paso es incorporar elementos visuales que hagan más accesibles los datos complejos.
Utiliza Elementos Visuales para Explicar Datos Complejos
En una newsletter científica, los elementos visuales son imprescindibles para simplificar conceptos difíciles. Mantén un equilibrio en el contenido: al menos un 60% debe ser texto, mientras que las imágenes no deben superar el 40%. Gráficos, tablas e infografías son herramientas efectivas para presentar datos complejos, ya que las imágenes pueden aumentar el engagement en un 42%. Asegúrate de optimizar todas las imágenes para la web, garantizando tiempos de carga rápidos.
Estructura el contenido visualmente con diferentes tamaños de fuente para titulares, subtítulos y texto principal. Usa divisores, como líneas o fondos, para separar secciones , y considera el diseño en columnas para facilitar la lectura. Mantén los titulares breves y evita la alineación justificada, que puede crear "ríos de blanco" debido al espaciado desigual entre palabras.
Dado que los usuarios solo leen, en promedio, el 20% del texto en una página, cada elemento visual debe resaltar información clave y ayudar a comprender conceptos científicos. Coloca las características recurrentes en ubicaciones consistentes para facilitar el acceso y crea guías de estilo que aseguren uniformidad en fuentes, colores, tamaños y disposición de elementos.
Paso 4: Cumple con los Requisitos Legales y Técnicos
Una vez optimizado el diseño, es crucial asegurarse de que se cumplen todas las normativas legales y técnicas. Las organizaciones científicas, al manejar datos sensibles y operar en un contexto internacional, deben prestar especial atención a estos aspectos. Ignorar estas obligaciones podría acarrear sanciones económicas y dañar gravemente la reputación de la institución.
Cumple con las Normas de Privacidad de Datos y RGPD
Si tu organización recopila datos personales de ciudadanos de la Unión Europea, es imprescindible cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Este reglamento exige que el consentimiento para recopilar y procesar datos personales, como direcciones de correo electrónico, sea explícito. Además, está prohibido enviar correos electrónicos con fines informativos o comerciales sin la autorización previa del usuario.
Para garantizar el cumplimiento:
Implementa un sistema de doble opt-in que asegure el consentimiento explícito.
Proporciona declaraciones de consentimiento claras y específicas, separadas de otros términos y condiciones.
Facilita a los usuarios la retirada de su consentimiento en cualquier momento.
Por ejemplo, Timberland utiliza casillas de verificación para que los usuarios confirmen su consentimiento, mientras que Frontier Airlines incluye un enlace para darse de baja en el pie de página de sus correos.
Además, informa de manera transparente sobre la recopilación de datos. Mantén registros detallados del consentimiento y verifica que las herramientas de terceros que utilices también cumplan con la normativa. Es fundamental incluir enlaces al Aviso Legal, la Política de Privacidad y la Política de Cookies en tus plataformas.
"Will clearly describe in writing how you plan to use any data collected, including for your use of Mailchimp. You'll get express consent to transfer data to Mailchimp as part of this process, and you'll otherwise comply with whatever privacy policy you have posted." – Mailchimp Terms of Service
Configura Sistemas Técnicos para la Entrega
Una vez garantizada la privacidad, es momento de optimizar la entrega de correos electrónicos mediante configuraciones técnicas adecuadas. La autenticación de correos electrónicos es esencial para que los mensajes lleguen a las bandejas de entrada y no sean marcados como spam. Los protocolos SPF, DKIM y DMARC son herramientas clave para este propósito, junto con la configuración de registros DNS inversos (PTR).
Estos son los principales protocolos a tener en cuenta:
SPF (Sender Policy Framework): Define las direcciones IP autorizadas para enviar correos desde tu dominio.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Añade una firma digital verificable a los correos.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Establece políticas para tratar mensajes que no pasen las verificaciones.
"The end goal is ideally a policy of p=reject. That's what DMARC is for. Ensuring that your domain cannot be spoofed and protecting our mutual customers from abuse." – Marcel Becker, Senior Director of Product at Yahoo
Asegúrate de que los servidores de correo cuenten con un registro DNS inverso que vincule la dirección IP a un nombre de dominio legible. Utiliza un dominio de remitente con marca en lugar de direcciones de correo genéricas o gratuitas. Además, revisa regularmente las cabeceras de los correos para confirmar que las configuraciones funcionan correctamente.
"Email authentication verifies sender identity using multiple methods to separate messages sent by real senders from forged ones."
Paso 5: Revisa el Contenido y Programa la Entrega
Con los aspectos técnicos y legales ya resueltos, ahora toca asegurarse de que el contenido esté listo para ser enviado. Este paso implica revisar cada detalle y planificar cuidadosamente el momento del envío para maximizar su impacto.
Revisión Minuciosa del Contenido
Antes de enviar, es esencial realizar una revisión exhaustiva. Esto no solo incluye el texto, sino también verificar que todos los enlaces funcionen, que las imágenes se carguen correctamente y que no haya problemas de formato. Además, asegúrate de que el contenido se vea bien en diferentes dispositivos y clientes de correo electrónico.
Un ejemplo interesante es el de la Universidad de British Columbia Okanagan (UBCO). En 2023, rediseñaron su newsletter institucional "The Exchange". Pasaron de una frecuencia quincenal a semanal y reorganizaron el contenido en categorías claras como "Your Well-being" y "Teaching and Learning". Este cambio ayudó a los lectores a encontrar la información relevante de manera más rápida y sencilla.
Antes de enviar, utiliza una lista de verificación como esta:
Comprueba que todos los enlaces y botones estén activos.
Asegúrate de que las imágenes y elementos visuales se muestren correctamente.
Revisa el formato en distintos dispositivos.
Verifica la precisión de los datos y referencias.
Confirma que la información de contacto y las fechas sean correctas.
Siempre envía una vista previa tras cada cambio para evitar trabajar sobre versiones desactualizadas. Si, a pesar de todo, se detecta un error tras el envío, lo mejor es mandar un correo de corrección destacando el cambio tanto en el asunto como en el cuerpo del mensaje.
Cuando todo esté listo, elige el horario que mejor se adapte a tu audiencia.
Define el Momento Ideal para el Envío
Con el contenido verificado, el siguiente paso es programar el envío en el momento más adecuado. La elección del horario puede marcar la diferencia entre captar la atención de tu audiencia o pasar desapercibido. Como señala Jesse Sumrak de Twilio:
"Timing is everything in email marketing - it can mean the difference between your message landing with a bang or fizzling out unnoticed."
Aunque no hay una fórmula exacta para determinar la frecuencia ideal de envío, analizar métricas y mantener flexibilidad son claves. Cada audiencia es diferente, por lo que experimentar con distintos horarios y evaluar los resultados es indispensable.
Algunos datos interesantes:
El 55,2 % de los usuarios revisa su correo por la mañana.
Los profesionales de marketing B2B reportan mayor interacción entre las 9:00 y las 12:00.
Basándonos en estas tendencias, aquí tienes una tabla con horarios óptimos de envío:
Día de la Semana | Horarios Óptimos |
|---|---|
Lunes | 11:00, 18:00 |
Martes | 8:00, 12:00 |
Miércoles | 12:00 |
Jueves | 7:00, 8:00, 12:00 |
Viernes | 8:00, 10:00, 12:00 |
Los martes, miércoles y jueves suelen ser los días más efectivos, mientras que los correos enviados entre semana tienen mejores tasas de apertura que los de fin de semana.
Para audiencias globales, una estrategia efectiva es "seguir al sol", enviando correos al amanecer en cada zona horaria. Además, programar correos en horarios "impares" (como 10:55 en lugar de 11:00) puede evitar congestiones en los servidores. Durante eventos como el Black Friday, por ejemplo, el pico de envíos fue a las 7:00, mientras que las aperturas máximas ocurrieron entre las 8:00 y las 9:00.
La regla del Dr. Jeffrey Lant también aporta un buen consejo:
"This rule states that on average, sellers must contact their consumers a minimum of seven times in an 18-month period in order for a consumer to remember the seller."
Aunque esta regla proviene del ámbito de las ventas, subraya la importancia de una comunicación constante para mantenerte presente en la mente de tu audiencia.
Para afinar tu estrategia, monitoriza métricas como tasas de apertura, clics, generación de leads y cancelaciones. Experimenta con diferentes horarios, como martes, miércoles o jueves entre las 8:00–10:00, 14:00–16:00 o 20:00–22:00. Como menciona Jesse Sumrak:
"Finding the best time to send your email isn't a one-and-done deal - it's an ongoing process of testing, learning, and refining."
La clave está en probar, analizar y ajustar continuamente para encontrar el momento perfecto para tu audiencia.
Si necesitas ayuda con la creación o envío de newsletters científicas, en Castor contamos con las herramientas y la experiencia necesarias para acompañarte en cada etapa del proceso.
Conclusión: Puntos clave para newsletters científicas
Diseñar newsletters científicas implica combinar precisión técnica, un diseño atractivo y una estrategia bien definida. Como destacó Atul Gawande en The Checklist Manifesto:
"Under conditions of complexity, not only are checklists a help, but they are required for success."
En el ámbito científico, donde la claridad y la exactitud son fundamentales, este enfoque resulta imprescindible.
Los cinco pasos del checklist, mencionados anteriormente, conectan objetivos claros, conocimiento del público y segmentación, garantizando una comunicación efectiva. La planificación del contenido y un diseño adecuado permiten que incluso la información más compleja sea comprensible, sin comprometer el rigor académico. Esto es clave para optimizar la comunicación en este formato.
Cumplir con los requisitos legales y técnicos no solo protege a tu organización, sino que también refuerza la confianza de los suscriptores. Además, un contenido libre de interferencias asegura que el mensaje llegue de manera clara y directa.
Por último, una revisión exhaustiva del contenido y una programación estratégica maximizan el impacto de cada envío. Las newsletters que se publican regularmente construyen una relación sólida con la audiencia, mientras que aquellas que abordan temas específicos logran captar a lectores más interesados y comprometidos .
Con un mercado de email marketing valorado en 15,8 mil millones de euros para 2026, invertir en este proceso es una decisión estratégica. En Castor, utilizamos este checklist para perfeccionar cada estrategia científica. Entendemos la complejidad de crear newsletters efectivas y ofrecemos el apoyo necesario para implementar cada paso con la precisión que tu organización científica necesita.
FAQs
¿Qué pasos debo seguir para que mi newsletter científica cumpla con el RGPD y otras normativas de privacidad?
Cómo cumplir con el RGPD en tu newsletter científica
Asegurarte de que tu newsletter científica respete el RGPD y otras normativas de privacidad no es solo una obligación legal, sino también una oportunidad para fortalecer la confianza de tus suscriptores. Aquí tienes algunos pasos esenciales para lograrlo:
Obtén un consentimiento claro y verificable: Antes de recopilar cualquier dato personal, asegúrate de que los suscriptores den su consentimiento de manera explícita. Explica claramente cómo se utilizarán sus datos y evita cualquier ambigüedad.
Ofrece control total sobre los datos: Permite que los suscriptores puedan acceder, modificar o eliminar sus datos en cualquier momento. Además, lleva un registro detallado de sus preferencias, como decisiones de suscripción o solicitudes de baja.
Incluye una política de privacidad accesible: Tu newsletter debe contar con un enlace visible a una política de privacidad que detalle cómo se gestionarán los datos recopilados, de forma sencilla y fácil de entender.
Tomar estas medidas no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que refuerza la credibilidad de tu organización científica y fomenta relaciones más sólidas con tu audiencia.
¿Cómo puedo segmentar mi audiencia y personalizar el contenido de mi newsletter científica de manera efectiva?
Cómo segmentar tu audiencia y personalizar el contenido de tu newsletter científica
Para que tus newsletters científicas tengan un mayor impacto, es clave segmentar a tu audiencia y personalizar el contenido. ¿Por dónde empezar? Analiza los datos demográficos y de comportamiento de tus suscriptores. Por ejemplo, clasifícalos según su edad, género, intereses o cómo han interactuado previamente con tus correos. Esto te permitirá crear grupos más específicos y enviarles información que realmente les interese.
Otra estrategia útil es incluir encuestas o formularios en el proceso de registro. Así puedes recopilar información adicional sobre los intereses de tus lectores. ¿El resultado? Una personalización más precisa que, además, puede aumentar tanto la tasa de apertura como el engagement de tus newsletters.
Finalmente, saca partido a herramientas de automatización. Estas te permiten enviar contenido ajustado a las preferencias de cada segmento. Por ejemplo, puedes recomendar artículos o temas basados en lo que ya han mostrado interés. Con estas tácticas, no solo conectarás mejor con tu audiencia, sino que también maximizarás el impacto de tus comunicaciones.
¿Cuáles son los aspectos clave para mejorar la entrega de mi newsletter y evitar que sea considerada como spam?
Cómo evitar que tu newsletter termine en la carpeta de spam
Si quieres que tus newsletters lleguen a la bandeja de entrada de tus suscriptores y no sean etiquetadas como spam, hay algunos detalles técnicos que no puedes pasar por alto:
Configura SPF, DKIM y DMARC: Estos protocolos ayudan a autenticar tu identidad como remitente y generan confianza en los servicios de correo electrónico. Básicamente, le dicen a los servidores que tu correo es legítimo.
Limpia tu lista de contactos regularmente: Elimina direcciones de correo inactivas o incorrectas. Esto no solo mejora tu reputación como remitente, sino que también reduce el riesgo de ser marcado como spam.
Cuidado con las palabras “prohibidas”: Evita expresiones que suelen activar los filtros de spam, como “gratis”, “oferta limitada” o el abuso de signos de exclamación.
Diseña un equilibrio entre texto e imágenes: Los correos que son solo imágenes suelen ser rechazados por los filtros de spam. Combina ambos elementos para un formato más efectivo.
Incluye un enlace para darse de baja: Asegúrate de que sea visible y fácil de encontrar. Esto no solo es obligatorio por ley, sino que también mejora la experiencia de tus suscriptores.
Siguiendo estas recomendaciones, no solo aumentarás la probabilidad de que tus correos lleguen a destino, sino que también generarás mayor confianza y fidelidad en tu audiencia.
