¿Por qué es importante la digitalización?
La transformación digital es clave para que las sociedades científicas en España sean más eficientes, lleguen a más personas y gestionen mejor sus recursos. Actualmente, muchas enfrentan retos como presupuestos limitados, procesos burocráticos y comunicación deficiente. La digitalización puede ser la solución.

Resumen de los 10 pasos:

1. Evalúa tu estado digital actual: Analiza tus herramientas, presencia online y comunicación interna.

2. Actualiza tu diseño de marca: Renueva logotipo, colores y tipografía para reflejar modernidad.

3. Optimiza tu sitio web: Hazlo más rápido, intuitivo y accesible.

4. Planifica tus redes sociales: Define objetivos y publica contenido relevante en las plataformas adecuadas.

5. Mejora la comunicación digital: Usa emails personalizados y herramientas colaborativas.

6. Crea contenido atractivo: Simplifica investigaciones complejas y usa formatos como infografías o vídeos.

7. Fomenta la interacción online: Organiza eventos virtuales y actividades para miembros.

8. Mide resultados: Revisa métricas clave como tráfico web, interacción y satisfacción.

9. Capacita a tu equipo: Enseña habilidades digitales y provee recursos claros.

10. Automatiza tareas: Usa herramientas para simplificar procesos y ahorrar tiempo.

Tabla rápida de beneficios digitales:

¿Por dónde empezar? Evalúa tu situación actual y prioriza los pasos según tus necesidades. La digitalización no es un lujo, es una necesidad para avanzar.

Paso 1: Evalúa tu Estado Digital Actual

El primer paso para modernizar cualquier sociedad científica es analizar su situación digital actual. Según una encuesta reciente, el 23% de estas organizaciones consideran que la alfabetización digital es su mayor reto.

Revisa tus Herramientas Digitales

Es fundamental examinar tres áreas principales para entender dónde te encuentras:

Un ejemplo a destacar es la Royal Society, que logra que el 60% de su tráfico web provenga de búsquedas orgánicas gracias a una estrategia digital bien diseñada.

Establece Objetivos Claros

Una vez que tengas identificados tus indicadores clave, es momento de definir objetivos concretos. Los datos muestran que muchas sociedades científicas necesitan mejorar en áreas como:

• SEO: 1,7/4 puntos

• Recaudación de fondos digital: 1,3/4 puntos

• Comunicación en redes sociales: 2,6/4 puntos

Para avanzar, establece metas SMART alineadas con estas prioridades. Aquí algunas perspectivas inspiradoras:

"Nuestro objetivo es digitalizar al máximo." - Nigerian Academy of Science

"Nos enfocamos en lo que podemos hacer por los miembros, en lugar de sólo lo que necesitamos de ellos." - Global Young Academy

"Esperamos encontrar formas de involucrar a nuestros miembros para que sean más interactivos." - International Union of Pure and Applied Chemistry (IUPAC)

Paso 2: Actualiza el Diseño de tu Marca

El diseño visual es clave para transmitir profesionalidad y modernidad. Al renovar tu identidad visual, demuestras la evolución y diversidad de tu organización.

Renueva los Elementos Visuales

Actualizar los elementos visuales es un paso esencial para reforzar el cambio digital. Aquí tienes los aspectos más importantes a tener en cuenta:

Por ejemplo, en abril de 2018, la Acoustical Society of America rediseñó su logotipo después de 88 años, logrando una imagen más moderna para sus 7.500 miembros.

Implementa las Normas de Marca

La consistencia es clave para construir una identidad sólida. Aquí tienes algunas directrices esenciales:

1. Protege el logotipo
   

   Evita modificar o usar el logotipo en diseños no aprobados.

2. Especificaciones técnicas
   

   Trabaja con imágenes optimizadas alojadas en tu servidor y evita que los navegadores las redimensionen automáticamente.

"Mantener la integridad del logotipo es crítico para la Sociedad. La manipulación o el mal uso del logotipo podría resultar en la pérdida de esta marca registrada".

Desarrolla una guía de marca que detalle:

• Versiones aprobadas del logotipo

• Espaciado mínimo necesario

• Tamaños mínimos permitidos

• Ejemplos de usos incorrectos

• Aplicaciones en diferentes tipos de fondo

Asegúrate de mantener coherencia visual en todas las plataformas. ¡Continúa con el próximo paso para seguir fortaleciendo tu presencia digital!

Paso 3: Construye un Mejor Sitio Web

Después de renovar el diseño de tu marca, es hora de fortalecer tu presencia online con un sitio web optimizado. Este debe transmitir el profesionalismo y la seriedad de tu sociedad científica.

Haz el Sitio Más Intuitivo

Presta atención a los siguientes puntos clave:

Para mejorar la navegación:

• Menú principal: Limítalo a entre 5 y 7 elementos clave.

• Búsqueda interna: Añade un buscador eficiente con filtros específicos.

• Formularios: Simplifica los campos obligatorios al mínimo indispensable.

Cumple con las Normas Legales

De acuerdo con la Guía de Comunicación Digital para la Administración General del Estado, es fundamental cumplir con los siguientes requisitos:

1. Política de privacidad clara
   

   Asegúrate de incluir:

   • Finalidad del tratamiento de datos

   • Base legal del tratamiento

   • Derechos del usuario

   • Período de conservación de los datos

2. Accesibilidad garantizada
   

   Ajusta el sitio a los estándares WCAG, como:

   • Contraste adecuado entre colores

   • Textos alternativos para imágenes

   • Navegación mediante teclado

   • Subtítulos en contenido multimedia

3. Registro de cambios
   

   Mantén un historial de:

   • Versiones del sitio

   • Cambios técnicos realizados

   • Actualizaciones de contenido

Cumplir con estas normativas no solo es obligatorio, también refuerza la confianza de los usuarios en tu marca y mejora su experiencia en la web. Estos ajustes son esenciales para consolidar una interacción digital efectiva.

Paso 4: Planifica el Contenido en Redes Sociales

Selecciona las Plataformas Sociales

Cada red social tiene características únicas que pueden beneficiar a tu organización de diferentes maneras. Aquí tienes un resumen de las principales plataformas y sus ventajas:

Evalúa dónde se encuentra tu audiencia, qué recursos tienes disponibles y qué objetivos quieres alcanzar en cada plataforma. Una vez tengas esto claro, organiza un calendario estratégico que aproveche las fortalezas de cada red.

Programa Tus Publicaciones

Publicar de forma consistente es clave para mantener tu presencia en redes sociales. Según los estudios, las organizaciones que publican dos veces por semana en Facebook logran una tasa de interacción del 3,5%.

Recomendaciones de frecuencia por plataforma:

Además, las estadísticas indican que el 44% de los usuarios comparte contenido por afinidad, el 29% por su utilidad informativa y el 24% por su carácter inspirador.

Crea un calendario semanal que combine diferentes tipos de contenido y asegúrate de monitorear las interacciones para ajustar tu estrategia según los resultados. Es importante equilibrar las publicaciones planificadas con la flexibilidad para abordar temas actuales que interesen a tu comunidad científica. Herramientas de programación pueden ayudarte a mantener la regularidad sin comprometer la calidad de tus publicaciones.

Paso 5: Configura la Comunicación Digital

Inicia las Actualizaciones por Email

El correo electrónico sigue siendo una herramienta clave para mantener una comunicación efectiva. Usa un servicio de gestión de listas que te permita centralizar a tus suscriptores, personalizar mensajes, automatizar envíos recurrentes y analizar resultados de manera sencilla.

"Debes comenzar con un volumen reducido de correos electrónicos e incrementarlo gradualmente. Asegúrate de que la tasa de rebote sea baja y que pocas personas marquen tus mensajes como spam. Luego podrás aumentar el volumen de envíos." – Anar Kazimov, Experto en Marketing Digital

Si gestionas una organización pequeña, hay servicios gratuitos que te permiten manejar tus listas de contactos. Algunas plataformas incluso ofrecen la posibilidad de gestionar hasta 2.000 contactos sin coste adicional.

Una vez que tengas optimizado el correo electrónico, refuerza la comunicación interna con herramientas colaborativas.

Utiliza Herramientas de Comunicación en Equipo

Complementa tu estrategia de email con plataformas diseñadas para mejorar la colaboración interna. Estas herramientas organizan conversaciones por canales temáticos, permiten mensajes directos y se integran con otras aplicaciones esenciales. Algunas incluso ofrecen conexión con más de 2.600 aplicaciones, facilitando la gestión de tareas y proyectos.

El uso de estas plataformas puede aumentar la productividad en un 47% y, con el apoyo de inteligencia artificial, ahorrar hasta 97 minutos a la semana. Además, el 87% de los usuarios considera que estas herramientas mejoran notablemente la colaboración.

Para sacar el máximo partido, organiza los canales por departamentos o proyectos, conecta herramientas que ya uses, crea guías claras para los usuarios y establece un sistema de archivo eficiente. Una implementación gradual, junto con formación adecuada, garantizará que todos adopten la herramienta con éxito.

Paso 6: Crea Mejor Contenido

Escribe Historias Científicas Claras

Una vez que tus canales digitales están listos, es hora de comunicar tus hallazgos científicos de manera efectiva. Convierte información compleja en relatos claros y atractivos. La narración no solo facilita la comprensión, sino que también ayuda a que la información sea más memorable.

Para lograr historias científicas que conecten:

• Conoce a tu audiencia: Investiga qué les interesa y qué necesitan saber. Usa herramientas como análisis de redes sociales, encuestas y notas de prensa para recopilar esta información.

• Estructura tu contenido: Responde preguntas clave como:

  • ¿Por qué se realizó la investigación?

  • ¿Cómo se obtuvieron los datos?

  • ¿Qué significan los resultados?

  • ¿Qué impacto tienen en un contexto más amplio?

Una buena narrativa se fortalece al presentar la información en formatos variados.

Combina Diferentes Tipos de Contenido

Usar distintos formatos ayuda a captar la atención y a explicar conceptos de manera más efectiva. Aquí tienes algunas opciones:

Consejos clave para optimizar tu contenido:

• Usa un lenguaje sencillo y directo.

• Evita términos técnicos innecesarios.

• Incluye metáforas y analogías para explicar conceptos complejos.

• Añade elementos visuales para complementar tus textos.

Aunque simplifiques, asegúrate de que la información siga siendo precisa y rigurosa. Herramientas como Grammarly o Hemingway Editor pueden ayudarte a mejorar la claridad de tus textos.

Por último, adapta el contenido al medio donde lo publiques. Por ejemplo, convierte un artículo técnico en publicaciones breves para redes sociales o en un vídeo explicativo para YouTube.

Paso 7: Conecta con los Miembros en Línea

Organiza Eventos Virtuales

Los eventos online ofrecen una excelente oportunidad para combinar aprendizaje e interacción, fomentando así la actividad científica.

Para sacarles el máximo partido:

• Reinventa los eventos en directo: Usa herramientas como chats, demostraciones, watch parties y encuestas en tiempo real para mantener a los asistentes comprometidos.

• Aumenta la visibilidad: Crea directorios de participantes que incluyan sus intereses y expectativas, facilitando las conexiones entre ellos.

• Personaliza la experiencia: Permite que los asistentes seleccionen preferencias como zonas horarias e intereses específicos.

Un ejemplo interesante fue el seminario New Directions de la Sociedad para la Publicación Académica en octubre de 2020. Durante el evento, se utilizó un juego de bingo en las reproducciones para mantener a los espectadores atentos y participativos.

Estas técnicas no solo mejoran la experiencia de los eventos virtuales, sino que también refuerzan el networking entre los participantes.

Crea Actividades para Miembros

El networking digital tiene beneficios únicos. Colleen Scollans, Practice Lead en Marketing Digital, lo explica así:

"Los eventos digitales facilitan oportunidades de networking más específicas, como micro-sesiones donde los asistentes se reúnen en pequeños grupos según intereses comunes, emparejamiento algorítmico basado en cuestionarios previos al evento, comunidades que permiten programar citas y reuniones con proveedores y ponentes en un entorno más íntimo".

Algunas actividades clave para fomentar conexiones significativas incluyen:

Consejos para aumentar la participación:

• Programa actividades en diferentes horarios para adaptarte a zonas horarias diversas.

• Introduce elementos de gamificación para hacer las sesiones más dinámicas.

• Define objetivos claros para cada actividad.

• Recoge opiniones de los participantes de forma regular para mejorar futuras iniciativas.

Al combinar eventos virtuales con actividades bien diseñadas, fortaleces las conexiones digitales entre los miembros de la comunidad científica.

Paso 8: Mide los Resultados Digitales

Revisa las Métricas Clave

Es fundamental seguir de cerca las métricas más importantes para evaluar el éxito de tus esfuerzos digitales. Según datos, el 89% de los líderes de marketing incluyen métricas como parte central de su estrategia.

Si representas a una sociedad científica, aquí tienes algunas métricas esenciales que deberías considerar:

Dave Smith, CEO de TakeScape, lo resume perfectamente:

"El rendimiento de las inversiones es el mayor parámetro de marketing que analizamos porque en definitiva determina cuáles tácticas funcionan y cuáles no. De esa manera, sabemos cuánto asignar a nuestro presupuesto de marketing y en cuáles jugadas de marketing invertir esos fondos".

Además, monitorea el comportamiento en redes sociales para medir el compromiso y la efectividad de tus comunicaciones. Estos datos son clave para justificar y ajustar las estrategias aplicadas en los pasos anteriores.

Presenta Informes de Progreso

Después de analizar las métricas, es crucial compartir los resultados. Adapta tus informes según el público al que te dirijas:

Para la junta directiva:

• Resúmenes ejecutivos que destaquen los KPIs principales.

• Análisis de tendencias a lo largo del trimestre.

• Recomendaciones basadas en los datos recopilados.

Para los miembros:

• Resalta logros y mejoras implementadas recientemente.

• Comparte estadísticas sobre la participación de la comunidad.

• Presenta las próximas iniciativas basadas en los comentarios recibidos.

Trish Riswick, Social Media Manager en Hootsuite, destaca la importancia de escuchar a tu audiencia:

"La sección de comentarios está llena de inspiración y retroalimentación, pero también es una gran métrica para monitorear, ya que demuestra la efectividad de tus publicaciones y el aumento del amor de tus seguidores".

Consejos para optimizar los resultados:

• Establece metas claras y medibles.

• Usa herramientas de automatización para agilizar el análisis.

• Haz revisiones periódicas de los datos para ajustar tu estrategia.

El equilibrio entre análisis detallado y claridad es esencial. Asegúrate de que los informes sean comprensibles y útiles para todos los involucrados.

Paso 9: Forma a tu Equipo

Enseña Habilidades Digitales

Hoy en día, dominar herramientas digitales es esencial para que una sociedad científica se mantenga actualizada. Estudios recientes subrayan que las competencias digitales son indispensables para los científicos modernos.

Para diseñar un programa de formación efectivo, empieza identificando las áreas donde tu equipo necesita mejorar. Estas suelen incluir comunicación digital, análisis de datos, seguridad informática y herramientas de productividad.

Adriana Bankston, Analista Legislativa Principal de la Universidad de California, lo resume así:

"Nuestros futuros innovadores necesitarán ser expertos en tecnología además de poder aplicar sus conocimientos científicos en la sociedad".

Algunos consejos para que la formación sea más efectiva:

• Organiza talleres prácticos en grupos pequeños.

• Adapta los contenidos según el nivel de experiencia de los participantes.

• Evalúa el progreso de forma regular.

• Introduce un sistema de mentores dentro del equipo.

Además, apoya la formación con recursos adicionales que refuercen lo aprendido.

Crea Materiales de Ayuda

Los recursos de apoyo deben ser digitales, actualizados y fáciles de usar. Además, es útil ofrecerlos en diferentes formatos, como textos, vídeos y gráficos.

Para que estos materiales sean efectivos, sigue estas recomendaciones:

• Guías paso a paso
  

  Diseña tutoriales detallados para cada herramienta, acompañados de capturas de pantalla y vídeos explicativos.

• Base de conocimientos
  

  Centraliza todos los recursos en una biblioteca digital que incluya guías, preguntas frecuentes y soluciones a problemas habituales.

• Plantillas y ejemplos
  

  Ofrece modelos predefinidos para tareas comunes, como publicaciones en redes sociales, informes o presentaciones.

Es fundamental revisar y actualizar estos materiales con regularidad, especialmente cuando se adopta nuevo software o se realizan cambios en el modelo de trabajo. La idea es que sean claros y proporcionen toda la información necesaria para que cualquier usuario pueda empezar a utilizarlos sin complicaciones.

Paso 10: Añade Herramientas de Automatización

Simplifica las Tareas Rutinarias

Las herramientas de automatización pueden aliviar la carga de trabajo y mejorar la eficiencia en las operaciones.

Un ejemplo claro es el caso de Remote.com. Su equipo de tres personas gestionó 1.100 solicitudes de asistencia técnica para 1.700 empleados. Marcus Saito, Director de TI de Remote.com, comentó:

"El mes pasado, recibimos 1.100 solicitudes de asistencia técnica de nuestros 1.700 empleados. Normalmente, esa cantidad de solicitudes habría sobrepasado a nuestro equipo de tres, pero gracias a nuestros flujos de trabajo en Zapier, las resolvimos fácilmente. Nuestro equipo de tres actúa como diez."

Estas herramientas son útiles en varias áreas clave:

Gestión de datos

• Sincronización automática de bases de datos

• Actualización de registros de miembros

• Generación de informes periódicos

Comunicaciones

• Programación de correos electrónicos

• Respuestas automáticas

• Envío de boletines

Administración

• Gestión de pagos y facturación

• Seguimiento de inscripciones

• Organización de eventos

Estas soluciones automatizadas funcionan especialmente bien cuando se combinan con herramientas basadas en IA.

Utiliza Herramientas de IA

Después de optimizar las tareas rutinarias, puedes llevar la eficiencia al siguiente nivel con inteligencia artificial. La IA ayuda a agilizar procesos en varias áreas.

El Dr. Andres Castellanos-Gomez explica:

"Los modelos de lenguaje de IA se pueden utilizar para reducir esta barrera de la siguiente manera: revisiones del lenguaje y de gramática... redacción de párrafos... revisión por pares y retroalimentación."

Edición y traducción

"Nuestro grupo de investigación a menudo requiere un servicio de edición para publicar nuestros artículos en revistas de alto impacto en Agronomía y Ciencias Hortícolas. Hemos estado utilizando los servicios de Traducción y Edición con IA de AJE desde el principio... Como resultado, descubrimos que la aceptación de nuestros manuscritos en buenas revistas es más rápida. Recomendamos encarecidamente el servicio de Traducción/Edición con IA (de portugués a inglés) de AJE a todos los grupos de investigación."

Gestión de contenidos

• Resúmenes automáticos de artículos científicos

• Creación de publicaciones para redes sociales

• Análisis de tendencias en investigación

Atención a miembros

• Respuestas automáticas a preguntas frecuentes

• Organización de solicitudes

• Análisis de comentarios

Para obtener los mejores resultados, combina la automatización y la IA con supervisión humana. Esto asegura calidad y un enfoque personalizado.

Conclusión: Próximos Pasos para tu Sociedad

La transformación digital requiere un enfoque planificado y gradual. La Dra. Sibel Eker, de la Radboud University de Nijmegen y del International Institute for Applied Systems Analysis (Laxenburg, Austria), destaca:

"Las sociedades que equipen a los científicos con las habilidades y la red para hacer esta transición jugarán un papel principal en catalizar una mejor comunidad científica."

Los datos recientes subrayan la necesidad de actuar. Una encuesta reciente muestra lo siguiente:

• Las sociedades científicas califican su manejo de redes sociales con un 2,6 sobre 4.

• El SEO (1,7 sobre 4) y la recaudación de fondos digital (1,3 sobre 4) son las áreas más débiles.

• El 23% considera la mejora de la alfabetización digital como uno de sus mayores retos.

La Dra. Madeline Klinger, del Helen Wills Neuroscience Institute de la Universidad de California, Berkeley (Emeryville, EE. UU.), subraya:

"Para prepararse para el futuro, las sociedades científicas deben tomar un papel más activo en anticipar las direcciones de su campo y las necesidades de los estudiantes y científicos junior."

Con base en estas ideas, se pueden establecer las siguientes prioridades:

• Analiza el nivel actual de competencias digitales de tu equipo.

• Identifica las áreas que requieren formación inmediata.

• Diseña un plan de implementación en etapas.

• Define métricas específicas para evaluar el progreso.

El Dr. Khor Waiho, del Higher Institution Centre of Excellence, Institute of Tropical Aquaculture and Fisheries, Universiti Malaysia Terengganu (Kuala Nerus, Terengganu, Malasia), señala:

"Las sociedades científicas pueden ser una herramienta crítica que conecta a las personas en todo el mundo, asegurando que el conocimiento en el campo avance como un todo."

Avanza con confianza fortaleciendo tus conexiones digitales y ajustando tus estructuras internas. La transformación digital no es un destino, sino un viaje continuo.

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